Celostne pravne reštive in strateško poslovno svetovanje.

Mnenja Informacijske pooblaščenke (IP) na področju VIZ – junij 2022

IP izdaja tudi mnenja o vseh vprašanjih v zvezi z varstvom osebnih podatkov za javnost, ne samo za uradne institucije. Mnenja so izdana na podlagi konkretnih, prejetih vprašanj, pripravljena pa glede na predpise, veljavne v času priprave mnenja. Ker IP izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav podatkov ne more presojati, so mnenja načelna. Zato pa vsebujejo odgovore in usmeritve, ki so vam lahko v pomoč pri presoji skladnosti in organiziranju poslovanja na področju varstva osebnih podatkov.

V tem prispevku so povzeta tista načelna mnenja IP, ki jih je na področju vzgoje in šolstva izdal v juniju.

Pridobitev poročil v zvezi z otrokom s posebnimi potrebami

Starš oziroma skrbnik otroka s posebnimi potrebami lahko zahteva poročila vzgojiteljic, učiteljic in izvajalke dodatne strokovne pomoči, ki se nanašajo na zaključeno evalvacijo njegovega otroka, na podlagi zahteve za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki, če poročila vsebujejo osebne podatke, ki se nanašajo na njega ali njegovega otroka (pri čemer je potrebno na takšno zahtevo odgovoriti v roku 1 meseca). Pogojno in deloma pa morda lahko obravnavana poročila zahteva tudi na podlagi zahteve za dostop do informacij javnega značaja (pri čemer je potrebno na takšno zahtevo odgovoriti v roku 20 delovnih dni).

Celotno mnenje IP je dosegljivo in si lahko preberete na tej povezavi.

Posredovanje podatkov o sošolcih za namen srečanja sošolcev

Šola lahko za namen srečanja sošolcev, organizatorju takšnega srečanja, posreduje osebne podatke učencev, ki so v določenem letu zaključili šolanje, le na podlagi njihove privolitve, saj trenutno ne obstaja druga ustrezna pravna podlaga za to.

Celotno mnenje IP je dosegljivo in si lahko preberete na tej povezavi.

Informacije na obrazcih za pridobivanje soglasij staršev oziroma skrbnikov za obdelavo osebnih podatkov otrok

Privolitev mora biti vedno prostovoljna, specifična, informirana ter nedvoumna in podana mora biti možnost, da se kadarkoli prekliče.

Glede na zahtevo, da mora biti privolitev informirana, morajo biti starši oziroma skrbniki, preden izpolnijo obrazec s privolitvijo, podrobno informirani o obdelavi osebnih podatkov, kot to določa 13. člen Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov. To pomeni, da mora privoitev vsebovati najmanj naslednje:

  • podatek o identiteti upravljavca (ime in naslov vzgojno izobraževalnega zavoda),
  • kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo podatkov, kadar ta obstaja (lahko je kar elektronska pošta tajništva, če se potem podatke prepošlje pooblaščeni osebi za varstvo podatkov),
  • konkretno opredeljen namen za vsako posamezno obdelavo, za katero je zahtevana posamezna privolitev, kakor tudi pravno podlago za njihovo obdelavo,
  • navedbo vrst osebnih podatkov, ki bodo zbrani in obdelovani,
  • obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja,
  • kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo (zadostuje splošna navedba npr. ponudnik računovodskega programa, IT podpore)
  • pravice posameznika,
  • obvestilo posamezniku, da ima pravico, da zanj ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov,
  • obvestilo posamezniku o morebitnih tveganjih pri prenosu osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

Oblika pridobivanja privolitve je v celoti v rokah upravljavca, ki naj poišče način, ki najbolj ustreza organizaciji oziroma posameznim poslovnim procesom. Iz dokaznega vidika IP priporoča pisno obliko (v papirni ali elektronski obliki), pri čemer je treba tudi zagotoviti, da je umik privolitve mogoč v tako enostavni obliki, kot je bila dana privolitev in da ga je možno kadarkoli izvesti. O možnosti umika privolitve je treba starše oziroma skrbnike obvestiti že pred samo podajo privolitve.

Zbiranje osebnih podatkov brez obveščanja posameznikov o obdelavi osebnih podatkov predstavlja kršitev Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov.

Celotno mnenje IP je dosegljivo in si lahko preberete na tej povezavi.