Smernice odgovarjajo na najpogostejša vprašanja v zvezi s preverjanjem PCT pogoja, s katerimi se soočajo šole kot delodajalci, zaposleni na šolah, učenci, starši in skrbniki. Napisane so glede na dne 18.11.2021 veljavno zakonodajo, zelo pregledno, v obliki vprašanj in odgovorov, mi pa vam predstavljamo njihov kratek povzetek. V delu, ki se nanaša na zaposlene in obiskovalce, jih prav tako lahko uporabijo zavodi, ki se ukvarjajo s predšolsko vzgojo.
Pri tem velja poudariti, da v praksi zaenkrat še vedno velja stališče, da je delodajalec v določeni panogi upravičen preverjati PCT pogoj le, če je z ustreznim predpisom (npr. vladni odlok) predpisano, da je ta pogoj za zaposlene obvezen. Vendar pa sodišča še presojajo, ali je sploh zakonito zahtevati izpolnjevanje PCT pogoja z uredbo ali odlokom.
V tem času so tako v skladu s smernicami v praksi najbolj ustrezni, ne pa tudi nujno zakoniti, naslednji načini preverjanja izpolnjevanja PCT pogoja:
ZAPOSLENIH:
- v dokazila zaposlenih glede izpolnjevanja PCT pogoja se lahko le vpogleda, hraniti pa se jih ne sme;
- vsak zavezanec je dolžan sam določiti, kdo konkretno izvaja preverjanje in kdaj, ter o tem obvestiti zaposlene;
- lahko se hrani le seznam o tem, kateri zaposleni izpolnjujejo PCT pogoj, vendar z najmanjšim in nujnim obsegom podatkov (predpisan evidenčni list za samotestiranje, ime in priimek ter do kdaj oseba izpolnjuje PCT pogoj ali izjava o izpolnjevanju pogoja);
- seznam oziroma te podatke se lahko obdeluje le za namen preverjanja PCT pogoja;
- seznam oziroma te podatke se lahko hrani lahko le toliko časa, kot je to nujno potrebno za namen njihovega zbiranja (rok hrambe teh podatkov v delovnih razmerjih je lahko do 2 leti),
- seznam oziroma ti podatki so lahko dostopni le za to pooblaščeni osebi.
UČENCEV:
- dovoljen je le vpogled v dokazilo glede izpolnjevanja PCT pogoja učenca, vendar le z namenom, da se učencu ni potrebno samotestirati;
- pravne podlage za vodenje seznama učencev glede izpolnjevanja PCT pogoja ni, je pa IP mnenja, da v kolikor je to potrebno za organizacijo vzgojno-izobraževalnega programa in v korist otrok, lahko posamezen učitelj za posamezen razred v obliki neformalnega pripomočka vodi svoj seznam učencev, ki PCT pogoj že izpolnjujejo (ime in priimek ter do kdaj posameznik izpolnjuje pogoj PCT), vendar le z namenom, da otrokom oziroma njegovim staršem ali skrbnikom ni potrebno vsakič znova dokazovati izpolnjevanja pogoja, in ne za druge namene, in le toliko časa, kot je to nujno potrebno;
- centralnih seznamov oziroma evidenc glede izpolnjevanja pogoja PCT učencev na ravni šole ni dovoljeno voditi;
- šola nima pravne podlage za hrambo dokazil glede izpolnjevanja pogojev PCT učencev, temveč lahko pooblaščen učitelj ali ravnatelj v dokazilo le vpogleda.
OBISKOVALCEV ŠOLE:
- obveznost preverjanja izpolnjevanja PCT pogoja ne pomeni, da lahko šola ustvarja zbirke podatkov za npr. udeležence dejavnosti, ki jih izvajajo v prostorih šole zunanje organizacije kot najemniki prostorov;
- ne sme se beležiti nobenih podatkov glede izpolnjevanja pogojev PCT obiskovalcev oziroma zunanjih uporabnikov šolskih prostorov, temveč se lahko v dokazilo le vpogleda;
- v primeru dvoma glede identitete posameznika, je dovoljen tudi vpogled v javno listino, ki izkazuje istovetnost osebe (npr. osebna izkaznica);
- preverjanje izpolnjevanja PCT pogoja ni dovoljeno za izjeme (npr. za osebe, ki pripeljejo otroka v vrtec, nižje razrede osnovne šol ali otroka s posebnimi potrebami), niti s vpogledom v dokazilo.
Če je že dolgo tega, kar ste pregledali zakonitost poslovanja vašega zavoda na tem področju, lahko to uredite s pomočjo priporočil obravnavanih smernic, s katerimi preverite ali:
- zbirate ustrezen, minimalni obseg podatkov glede o izpolnjevanju PCT pogoja,
- imate pooblaščene osebe za obdelavo osebnih podatkov o izpolnjevanju PCT pogoja,
- vsebujejo obrazci o izpolnjevanju PCT pogoja ustrezne informacije za posameznike,
- ne shranjujete dokazil o izpolnjevanju PCT,
- ne vodite centraliziranih evidenc o izpolnjevanju PCT pogoja za učence,
- ali imate posodobljene evidence dejavnosti obdelave ipd.
Celotne smernice so dosegljive in si lahko preberete na tej povezavi.
