Celostne pravne reštive in strateško poslovno svetovanje.
Celostne pravne reštive in strateško poslovno svetovanje.
V tem prispevku so povzeta v septembru objavljena načelna mnenja IP na področju delovnih razmerjih in vzgoje in izobraževanja.
Obdelava podatka o rojstnem datumu učencev, ki praznujejo rojstni dan
Po mnenju IP je za tovrstno obdelavo osebnih podatkov otrok treba pridobiti privolitev staršev, pri tem pa je treba poskrbeti, da se bo obdelovalo le toliko osebnh podatkov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru, in da bodo ob podaji privolitve staršem zagotovljene tudi informacije, navedene v 13. členu Splošne uredbe. Privolitev mora namreč biti konkretna, razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje in dokazljiva. Posameznik ima tudi pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekliče.
Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, v skladu s katerim je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno.
Celotno mnenje IP je dosegljivo in ga lahko preberete na tej povezavi.
Klicanje otrok po priimkih z namenom razvrščanja po učilnicah
IP ni pristojen za podajo navodil o tem, kako naj šole organizirajo šolsko delo. Šole morajo same glede na izvrševanje svojih nalog oz. pristojnosti presoditi, ali je primerno, nediskriminatorno in sorazmerno, da otroke razvrstijo po učilnicah s klicanjem priimkov.
Celotno mnenje IP je dosegljivo in ga lahko preberete na tej povezavi.
Posredovanje osebnih podatkov otrok šolskemu prevozniku na način, da starši oz. skrbniki podajo občini soglasje, da za namen izdelave izkaznic posreduje šolskemu prevozniku ime, priimek, naslov in EMŠO učenca
Po menju IP bi občina lahko pravno podlago za posredovanje določenih osebnih podatkov učencev šolskemu prevozniku za namen izdelave izkaznic (četrti odstavek 6. člena ZVOP-2 v zvezi s 56. členom ZOsn). Privolitev staršev oz. skrbnikov v takem primeru ne bi bila potrebna, saj gre pri organizaciji šolskih prevozov za zakonsko obveznost občine.
Vendar pa mora občina sama presoditi, ali je takšna obdelava osebnih podatkov res nujno potrebna in skladna z načelom najmanjšega obsega podatkov. Zbiranje podatka, kot je EMŠO otrok, je še posebno občutljivo, saj gre za enega najpomembnejših osebnih identifikatorjev. Občina in prevoznik morata zato izkazati, da se enakega cilja ne da doseči na način, ki manj posega v zasebnost otrok.
Celotno mnenje IP je dosegljivo in ga lahko preberete na tej povezavi.
Obveščanje staršev o izobraževanju otroka
Pravica dostopa posamenika do osebnih podatkov ni neomejena. Starš oz. skrbnik otroka je lahko pod pogojem, da ne bi bile podane nobene posebne omejitve, kot zakoniti zastopnik otroka upravičen tudi do osebnih podatkov, ki se nanašajo na otroka. Ob tem pa je treba poudariti, da so otroci posamezniki, ki so sami nosilci pravice do dostopa do lastnih osebnih podatkov ter da mora biti korist otroka vedno vodilo pri odločitvah, sprejetih v zvezi z uveljavljanjem te pravice, zlasti kadar jo v otrokovem imenu izvršuje nosilec starševske skrbi.
O zahtevi za dostop do osebnih podatkov mora šola kot upravljavec odločiti skladno z določbama 12. in 15. člena Splošne uredbe ter 14. členom ZVOP-2.
Celotno mnenje IP je dosegljivo in ga lahko preberete na tej povezavi.
Zaprosilo zdravstvenega doma za posredovanje seznama otrok, ki obiskujejo osnovno šolo
V Pravilniku za izvajanje preventivnega zdravstvenega varstva na primarni ravni je določen sistem vabljenja na preventivne zdravstvene preglede otrok (program ZDAJ), ki v poglavju 2.C tega pravilnika (»Preventivni pregledi učencev v drugem, četrtem, šestem in osmem razredu osnovne šole«) določa, da »na preventivne preglede učencev, ki se izvajajo v drugem, četrtem, šestem in osmem razredu osnovne šole, učenca pisno vabi izvajalec Programa ZDAJ preko šole ali sam v primeru, ko se učenec ni udeležil pregleda v terminu za učence njegovega oddelka. Izvajalec Programa ZDAJ šoli v tiskani obliki posreduje vabilo za učence, informacije o pregledu in cepljenju, obrazce za privolitev za cepljenje ter vprašalnike, na katere odgovorijo starši ali skrbniki in jih učenec skupaj z zdravstveno kartico in s cepilno knjižico prinese na pregled. Izvajalec programa ZDAJ se s šolo dogovori o izvedbi preventivnega pregleda učencev. Učenci se organiziranega pregleda udeležijo v spremstvu strokovnega delavca šole.«.
IP sicer ni pristojen za razlago določb Pravilnika za izvajanje preventivnega zdravstvenega varstva na primarni ravni, a je iz navedenih določb možno sklepati, da vabljenje in del izvedbe pregledov (npr. organizacija spremstva) prevzame šola; v tem primeru izvajalec pred samo izvedbo ne potrebuje nujno konkretnih osebnih podatkov o učencih. To pomeni, da zdravstveni dom ne vabi otrok neposredno (zaradi česar v predhodni fazi še ne potrebuje osebnih podatkov), temveč le posredno prek šole, kateri posreduje splošna gradiva v zvezi s tem (neindividualizirana vabila, vprašalnike, pojasnila ipd.).
Ker IP ni pristojen za razlago načina izvajanja preventivnih zdravstveni pregledov, se lahko za dodatna pojasnila obrnete na pripravljavca pravilnika (tj. Ministrstvo za zdravje).
Celotno mnenje IP je dosegljivo in ga lahko preberete na tej povezavi.
Dostop do kadrovske mape javnega uslužbenca
Obdelava oz. dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca je načeloma stvar odločitve vodstva in notranje organizacije posameznega upravljavca, pri tem pa je treba upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe. V skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov mora biti vsakršna obdelava osebnih podatkov (tudi dostopanje zaposlenih do osebnih podatkov) omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. Pri določanju dostopnih pravic je tako treba upoštevati naloge, naravo dela in delovne obveznosti posameznega zaposlenega.
Za posamezno vrsto osebnih podatkov je tako treba pretehtati, kateri izmed zaposlenih se morajo seznaniti s temi podatki glede na namene, za katere se obdelujejo. Če je tako neizogibno potrebno, da konkretni delavci, izhajajoč iz pogodbe o zaposlitvi oz. druge pogodbe, ki ureja njihovo razmerje do delodajalca, internih navodil, notranje sistemizacije ali drugih internih aktov, za svoje delo v okviru pristojnosti delodajalca dostopajo do podatkov iz kadrovske mape, je dopustno, da se jim tak dostop omogoči.
Celotno mnenje IP je dosegljivo in ga lahko preberete na tej povezavi.
Predložitev izpisa iz matičnega registra o smrti svojca delodajalcu za namen obračuna izrednega dopusta
Delodajalec lahko od delavca, ki je uveljavljal izredni dopust zaradi smrti svojca, zahteva predložitev ustreznega dokazila o smrti svojca, pri čemer ni nujno, da je dokazilo prav izpis iz matičnega registra. Najprimernejši dokaz je sicer lahko izpisek iz matičnega registra, vendar to ni nujno edini primeren dokaz. Dejstvo smrti se lahko dokaže tudi z ustrezno zdravstveno dokumentacijo, potrdilom o smrti (NIJZ), smrtovnico (UE), vabilom na zapuščinsko obravnavo na sodišču, dokumentacijo izvajalca pogrebnih storitev in podobno.
Delodajalec načeloma lahko originalno dokazilo kopira oz. predloženo kopijo obdrži v osebni mapi, vendar to ni nujno. Delodajalec se lahko odloči, da bo izvedel zgolj vpogled v dokazilo in o ugotovitvah naredil ustrezen zaznamek.
Celotno mnenje IP je dosegljivo in ga lahko preberete na tej povezavi.
Pokrivamo celotno področje delovnega prava, varstva osebnih podatkov, transparentnosti poslovanja in strateškega poslovnega in marketinškega razvoja.